Wil jij bij op ons Ockenburgh meedenken in het bestuur?

Functieomschrijving

Als secretaris van het bestuur speel je een cruciale rol in het ondersteunen en professionaliseren van de werkzaamheden binnen Stichting tot behoud van de Historische Buitenplaats Ockenburgh (SHBO). Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van bestuurlijke en administratieve zaken en ondersteunt het bestuur in haar missie om Buitenplaats Ockenburgh te behouden en ontwikkelen.

Taken en verantwoordelijkheden

Vergaderingen

• Plannen van vergaderingen in overleg met SHBO-bestuursleden en RvT-leden.
• Organiseren van vergaderlocaties in overleg met de horecapartner Villa Ockenburgh BV.
• Voorbereiden en verspreiden van de agenda in samenwerking met de voorzitter, minimaal een week voor de vergadering.
• Notuleren van de SHBO-bestuurs- en RvT-vergaderingen, met het opstellen van beknopte en nauwkeurige verslagen.

Documentatie en archivering

• Gestructureerd bijhouden en archiveren van belangrijke documenten, zoals statuten, notulen, beleidsdocumenten en andere administratieve stukken op de SHBO-drive.
• Beheren van mappen en toegangsrechten op de SHBO-drive.

Ondersteuning van het bestuur

• Ondersteunen van de voorzitter en andere bestuursleden waar nodig.
• Coördineren en opvolgen van doelstellingen en actiepunten in samenwerking met andere bestuursleden.
• Bijdragen aan het opstellen en updaten van beleidsdocumenten en statuten.

Coördinatie vrijwilligersnetwerk

• Coördineren en professionaliseren van het vrijwilligersnetwerk, samen met de coördinatoren van de vrijwilligersteams.

Gewenste vaardigheden en kwalificaties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterk organisatorisch vermogen en oog voor detail.
• Bekendheid met administratieve procedures en documentbeheer.
• Vermogen om effectief samen te werken in een team.
• Integriteit en betrouwbaarheid, met het vermogen om vertrouwelijke informatie te respecteren en te beschermen.
• Affiniteit met de missie en doelstellingen van SHBO.

Tijdsbesteding

De geschatte tijdsbesteding voor deze rol is ongeveer 16 tot 32 uur per maand, afhankelijk van de extra taken die je op je neemt. Dit omvat vergaderingen, voorbereiding en administratieve werkzaamheden.

Wil jij je aansluiten?

Neem voor deze functie contact op met onze vrijwilligerscoördinator Jolanda Huiberts via [email protected] of 06 2805 0320.